PRIVACY STATEMENT ten behoeve van klanten- en leveranciersadministratie

Lisse, 16-05-2018

Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van klanten en leveranciers

Wij willen u erop attenderen dat wij de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt verzamelen en gebruiken omdat dit noodzakelijk is om met u een eventuele overeenkomst te sluiten en uit te voeren. Dit geldt zowel voor onze (potentiële) klanten als voor partijen waarvan wij goederen en/of diensten afnemen.

Als u een (potentiële) klant van ons bent, gebruiken wij uw gegevens om u een offerte te kunnen toesturen, om te kunnen bepalen aan welke specificaties of wensen bepaalde goederen of diensten moeten voldoen, om goederen te kunnen leveren of de werkzaamheden voor u te kunnen verrichten, om u te kunnen factureren en om snel en efficiënt met u te kunnen communiceren over de uitvoeringsaspecten van de overeenkomst.

Als u een (potentiële) leverancier of een andere opdrachtnemer bent, zijn uw persoonsgegevens ook nodig voor het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst. In geval van inkoop is dat nodig om u te kunnen informeren aan welke specificaties of wensen bepaalde goederen of diensten naar ons oordeel moeten voldoen, om een offerteaanvraag te kunnen versturen of een bestelling bij u te kunnen plaatsen, om uw facturen te kunnen betalen en om snel en efficiënt met u te kunnen communiceren over andere aspecten van de overeenkomst.

U bent niet verplicht uw persoonlijke gegevens aan ons te verstrekken. Als u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, kan het zijn dat wij de bovengenoemde activiteiten niet kunnen uitvoeren.

Doorgifte aan derden

In verband met de uitvoering van een eventuele overeenkomst met u kan het nodig zijn om uw persoonsgegevens te verstrekken aan partijen die onderdelen, materialen of producten aan ons leveren of die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren. Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze verkoop- en inkoopadministratie en onze administratie van zakelijke relaties. Uw persoonsgegevens maken deel uit van deze administratie. Daarom worden uw persoonlijke gegevens verstrekt aan de provider van de serverruimte. We maken ook gebruik van Microsoft Office en de bijbehorende opslagfaciliteiten voor e-mails en andere bestanden.

Bewaartermijn persoonsgegevens van klanten en leveranciers

Als je een offerte bij ons hebt aangevraagd, maar je bent geen klant van ons geworden, dan verwijderen we je gegevens maximaal één jaar na ons laatste contact. Ook als wij een offerte van u hebben ontvangen, maar wij geen klant van u zijn geworden, verwijderen wij uw persoonsgegevens maximaal één jaar na ons laatste contact. Als u wel klant bij ons bent geworden of als wij wel klant bij u zijn geworden, bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende zeven jaar na afloop van het boekjaar waarin de overeenkomst met u is uitgevoerd. De termijn van zeven jaar komt overeen met de termijn waarvoor wij onze administratie voor de Belastingdienst moeten bewaren. Na afloop van deze periode zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen.

Uw rechten

U hebt het recht om inzage te vragen in uw eigen persoonsgegevens. Indien daar aanleiding toe is, kunt u ons ook verzoeken uw persoonsgegevens aan te vullen of onjuistheden te corrigeren. U hebt ook het recht om te verzoeken dat uw persoonlijke gegevens worden verwijderd of dat het gebruik van uw persoonlijke gegevens wordt beperkt. U kunt ook bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens of een klacht indienen bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Tot slot heeft u het recht om een verzoek in te dienen om uw persoonsgegevens te verkrijgen of om deze over te dragen aan een andere partij. Uiteraard kunt u contact met ons opnemen als u vragen heeft of meer informatie wenst over het verzamelen en gebruiken van uw persoonlijke gegevens.

Met vriendelijke groet, Ir. B. van Berge Henegouwen
West End – Algemeen Directeur